Ghi chú: Để tránh sự lầm lẫn, việc “tham dự” hội chợ (Exhibitors) xin hiểu là các công ty có gian hàng trưng bày sản phẩm tại hội chợ. Tuy nhiên, nếu Quý vị là khách thăm và làm việc (Visitors) tại hội chợ, Quý vị vẫn có thể tham khảo tài liệu này.

Xác định mục đích tham dự hội chợ

Những mục tiêu của việc tham dự hội chợ phải phù hợp với kế hoạch trung hạn của công ty và các hoạt động tiếp thị khác. Các hội chợ thương mại được coi như một phương tiện đối thoại đa chức năng, có khả năng tập trung sự chú ý vào các chủ đề trao đổi với các đối tác và khách thăm.

Tuy nhiên, các mục đích đề ra cũng cần được làm rõ để việc đánh giá kết quả được thuận lợi hơn. (như tổng giá trị hợp đồng đã ký kết, số công ty liên hệ tại Hội chợ, số khách hàng mới tìm được thông qua hội chợ …)

Trong các phần tiếp theo, những điểm chính của việc tham dự hội chợ sẽ được đề cập như:
- Lựa chọn các hội chợ thích hợp
- Ngân sách/ Tính toán chi phí tham dự hội chợ
- Thủ tục và thời gian đăng ký
- Lựa chọn sản phẩm trưng bày
- Đăng ký tham dự hội chợ
- Gian hàng tại hội chợ
- Nhân viên tại gian hàng hội chợ
- Hoạt động giao dịch, tiếp thị
- Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả của việc tham dự hội chợ

Ngân sách

Dự trù ngân sách là bước chuẩn bị rất cần thiết cho việc tham gia hội chợ. Các khoản chi phí, ngoài các khoản chi bắt buộc như tiền thuê gian hàng, điện, nước, thường bao gồm tiền dàn dựng, trang trí, tiền thuê các vật dụng cần thiết cho gian hàng, cước thông tin liên lạc, chi phí vận chuyển hàng trưng bày, tiền ăn ở đi lại cho nhân viên.

Nếu Quý vị cần có sự trợ giúp để ước tính chi phí tham dự một hội chợ nước ngoài, xin liên lạc trực tiếp với chúng tôi.

Ước tính chi phí tham dự hội chợ

Vui lòng liên lạc với chúng tôi để biết thêm chi tiết.

Những nguyên tắc cơ bản cho việc tính toán

Một nghiên cứu tổng thể vào năm 1994 cho thấy chi phí trung bình cho việc tham dự hội chợ tùy thuộc vào loại hội chợ mà Quý vị tham gia. Dưới đây là một số hội chợ tiêu biểu:

- Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp
- Hội chợ quốc tế hàng tiêu dùng
- Hội chợ khu vực hàng công nghiệp
- Hội chợ khu vực hàng tiêu dùng

Trong một nghiên cứu gần đây do viện nghiên cứu hội chợ triển lãm quốc tế tiến hành, kích thước trung bình của một gian hàng mà các công ty tham dự đăng ký là 40 m2.

Chi phí tham dự hội chợ bao gồm tất cả các chi phí phát sinh từ bước chuẩn bị đến lúc kết thúc. Việc tính toán này là rất cần thiết đối với những công ty mới tham dự lần đầu còn thiếu kinh nghiệm.

Đối với các công ty đã từng tham gia nhiều các kỳ hội chợ, việc tính chi phí hội chợ nhằm có được sự so sánh cụ thể chi phí của các kỳ hội chợ.

Các chi phí của việc tham dự hội chợ

- Chi phí bắt buộc: tiền thuê mặt bằng/gian hàng, tiền điện
- Chi phí dàn dựng, thiết kế, trang trí, bàn ghế, kệ, tủ, TV, máy tính, điện thoại, fax, máy chiếu và các đồ dùng/phương tiện cần thiết khác cho hoạt động tại hội chợ.
- Chi phí thuê nhân viên/phiên dịch tại nước ngoài, chi phí dịch vụ gian hàng (vệ sinh, cung cấp thực phẩm, đồ uống, bảo trì gian hàng v.v.), phí thông tin liên lạc.
- Chi phí vận chuyển hàng hóa trưng bày và thanh lý hàng hóa sau hội chợ
- Chi phí đi lại ăn ở của nhân viên
- Các chi phí khác (quảng cáo, in ấn tài liệu/tờ rơi, thư trực tiếp mời khách hàng tiềm năng, tham gia hội thảo, chiêu đãi khách hàng, tổ chức họp báo, chương trình giới thiệu sản phẩm, quà khuyến mại v.v.)

Thông tin về việc nghiên cứu các chi phí của việc tham dự hội chợ, điều tra các chi phí tham dự hội chợ của các nhà tổ chức Đức

Năm 1994, Công ty Gelszus Marktforschung GmbH, Hamburg đại diện cho hiệp hội của các nhà tổ chức triển lãm công nghiệp Đức (AUMA), đã khảo sát chi phí tham dự hội chợ thông qua khoảng 1.250 công ty đã từng tham dự các hội chợ Quốc tế và hội chợ khu vực tại Đức.

Kết quả khảo sát cho thấy chi phí thuê gian hàng chiếm hơn 15% tổng chi phí, 5% dành cho các khoản chi phí bắt buộc khác như điện, nước, v.v. Chi phí dàn dựng, thiết kế, trang trí, thuê bàn ghế, kệ, tủ v.v. chiếm 38%. Chi phí dịch vụ gian hàng và thông tin liên lạc chỉ chiếm dưới 12%, chi phí vận chuyển hàng trưng bày chiếm 3%. Chi phí cho nhân viên là 21% và 5% còn lại là các loại chi phí khác.

Gian hàng và công ty càng lớn thì chi phí tính theo mét vuông càng cao. Tuy nhiên, chi phí cho nhân viên tính theo mét vuông lại giảm đi.

Thủ tục và thời gian đăng ký

Tất cả các công việc phải được thực hiện theo trình tự chính xác. Phải đăng ký với nhà tổ chức trước thời gian hết hạn

Xác định rõ kế hoạch triển lãm của công ty để kết hợp với các kế hoạch quảng cáo, truyền thông cũng như các chương trình hỗ trợ khác.

Lựa chọn sản phẩm trưng bày

Chọn lựa các sản phẩm và dịch vụ chủ lực là điều rất cần thiết để tránh sự nhầm lẫn, lúng túng của khách khi đến thăm gian hàng.

Các sản phẩm trưng bày phải thể hiện được các tính năng nổi trội và độc đáo so với các sản phẩm/dịch vụ cùng loại. Các sản phẩm lựa chọn phải được giới thiệu sao cho ấn tượng, thu hút khách thăm tới tìm hiểu.

Đăng ký tham gia và công việc chuẩn bị

Theo thông lệ, nhà tổ chức sẽ cung cấp cho công ty muốn tham dự tất cả các thông tin cần thiết như bản đăng ký, điều kiện tham gia, giá thuê gian hàng và giá cả các dịch vụ cũng như danh sách và địa chỉ liên hệ của các đơn vị được ủy quyền để thực hiện các dịch vụ đó (dàn dựng, thiết kế, trang trí, vận chuyển hàng hoá, lữ hành, quảng cáo, phiên dịch v.v.)

Sau khi gửi đăng ký, ban tổ chức sẽ thông báo xác nhận cùng với sơ đồ vị trí và diện tích gian hàng đăng ký nếu việc xin tham dự được chấp nhận.

Gian hàng tại hội chợ

Gian hàng tại hội chợ nên được dàn dựng một cách ấn tượng nhưng cũng không nên khoa trương, hấp dẫn nhưng không gây sự khó chịu cho khách thăm và khiêm tốn nhưng cũng đừng quá nghèo nàn hoặc sơ sài. Quý vị nên nhờ các kiến trúc sư, các công ty dàn dựng chuyên nghiệp để dàn dựng gian hàng tại hội chợ một cách bài bản và hợp lý nhất.

Nhân viên tại gian hàng hội chợ

Các nhân viên có đầy đủ trình độ và khả năng giao tiếp với khách hàng tại gian hàng hội chợ để đảm bảo cho sự thành công của việc tham dự hội chợ.

Các nhân viên năng động, hiểu biết và có đủ trình độ chuyên môn sẽ là yếu tố tốt để có những cơ hội cho hàng loạt mối quan hệ kinh doanh và đàm phán chuyên sâu.

Hoạt động giao dịch, tiếp thị

Thông qua các mối liên hệ với công chúng và quảng cáo, các công ty tham dự hội chợ tạo nên một sự cộng hưởng rộng rãi trên các phương diện truyền thông đại chúng và do đó luôn đến được những khách hàng tiềm năng. Các nhà tổ chức chỉ có thể quảng cáo chung cho toàn bộ hội chợ, do đó mà các công ty tham dự nên thông báo/gửi thư mời và vé vào cửa cho các khách hàng tiềm năng, giới thiệu về những sản phẩm/dịch vụ sẽ trưng bày tại hội chợ. Trực tiếp gọi điện thoại để mời nếu thấy cần thiết. Chuẩn bị túi quà tặng kèm theo các ấn phẩm giới thiệu về công ty và sản phẩm/dịch vụ bằng tiếng Anh và tiếng nước sở tại.

Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả của việc tham dự hội chợ

Dựa trên các kết quả thu được trong thời gian hội chợ (số lượng/giá trị của các hợp đồng được ký kết, các bản ghi nhớ, các kết quả trao đổi, đàm phán, khách hàng mới/tiềm năng) cần phân loại theo mức độ ưu tiên để theo dõi, thực hiện. Trong một số trường hợp, khi gặp được khách hàng có đơn đặt hàng lớn/quan trọng thì việc thúc đẩy đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng ngay trong thời gian diễn ra hội chợ là rất cần thiết vì có rất nhiều các sản phẩm/dịch vụ cạnh tranh khác cũng có mặt tại hội chợ.

Việc đánh giá kết quả tham dự hội chợ thường được phân loại theo mức độ: A-rất thành công; B-thành công; C-bình thường; D-không thành công. Tuy nhiên, việc đánh giá này cũng phụ thuộc một phần vào các yếu tố khách quan như tình hình kinh tế tại thời điểm diễn ra hội chợ, xu hướng, thị hiếu của thị trường, qui mô và nội dung của hội chợ v.v.. Việc xem xét quyết định tham gia kỳ hội chợ tiếp theo chỉ nên thực hiện nếu kết quả đạt mức A hoặc B.

Cần lưu ý là việc đánh giá kết quả sẽ không thể thực hiện được nếu mục đích tham dự hội chợ không được xác định cụ thể, rõ ràng. Đăng ký thăm dự khi chưa có đủ những thông tin cần thiết về thị trường, thiếu sự chuẩn bị cần thiết, nhân viên không đủ năng lực/quyền hạn, trình độ chuyên môn yếu, sản phẩm/dịch vụ chưa đủ sức cạnh tranh, thiếu kinh phí v.v. cũng dẫn đến thất bại khi tham dự hội chợ.

Nên thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường, đi thăm các hội chợ có kế hoạch tham dự và lên kế hoạch trước một năm để đảm bảo sự thành công với chi phí tối thiểu.

© Chương trình được thực hiện bởi - Công ty TNHH Phương Bắc - Ngoại thương • Nghiên cứu & Phát triển

Top

Trade fair participation compact.

Define participation objectives

The trade fair objectives should be coordinated within the scope of medium-term corporate planning with the corporate and marketing objectives. Trade fairs as multifunctional dialogue instruments make it possible to put the focus on communication objectives. At the same time, it is necessary, however, to formulate objectives so clearly that success can be measured (sales, number of contacts, number of new customers acquired).

In the following list, the key points of a trade fair participation are mentioned:

Trade fair participation

Selection of trade fairs
Budget/Trade Fair Cost Calculator
Procedure and time schedule
Selection of exhibits
Registration and organizational registration
Fair stand
Stand personnel
Public relations and communication
Follow-up and motoring success

This is achieved by formulating objectives for four different areas:

Communications
Product design
Pricing and terms
Distribution

Budget

Budget planning is part of the careful preparation for trade fair participation. Cost factors, in addition to basic costs such as stand rental and energy supply are costs of stand construction, furnishing and design, stand service and communication, transport, handling as well as personnel and travel costs.

In the following trade fair cost calculator, as an exhibitor you can enter your trade fair expenditures. Giving the size of the stand and activating one of the three checkboxes alongside (service provider, industry, general exhibitor) the parameters for the average costs per/m² and the total sum will be calculated.

If you, as an exhibitor have detailed information, you have the opportunity to firm up your calculation via the entry fields. As soon as an entry has been made, an update of the other entry fields is made. Through the explicit entry the precision of the planned trade fair costs will be increased.

Basic principles of the trade fair cost calculator

In an extensive study, in 1994, the average total costs of a trade fair participation according to type were established. To this end, the following types were selected:

International investment goods fairs
International consumer goods fairs
Regional investment goods fairs
Consumer exhibitions

In a recent study conducted by the ifo institute on the overall economic importance of trade fairs and exhibitions, these results were largely confirmed. The average stand size in Germany is around 40 m².

In a trade fair cost calculator, as an exhibitor, you can enter your trade fair expenditures. The trade fair cost calculator serves the orientation of first-time exhibitors who have no conception of the trade fair costs which are usually incurred.

For exhibitors who are organizing a subsequent participation, the trade fair costs calculator provides a practical cost comparison.

Below, 4 trade fair cost calculators are presented, which relate to selected economic sectors. Please select the trade fair cost calculator which best applies to your company.

Further points to notice:

1. The larger the company, the higher the costs/m².

2. The larger the fair stand the higher the costs/m². The range extends from 25 m² .

3. As an exhibitor, you have the opportunity within each cost factor to influence the costs of your trade fair participation through suitable measures. The given absolute and percentage figures are the average figures collected.

4. In the study, it was also clear that the share of stand rental per square metre of stand sinks with rising company and stand size, whereas the share of stand construction as well as communication and service costs increases. Thus the share of stand construction and design costs for companies with up to nine employees was 24%, for companies with over 2,500 employees it was 43%. Stands under 25 m² had a stand construction share of 21%, for stands over 250 m² the figure was 46%.

5. The share of personnel and travel costs per m² stand sinks significantly with increasing stand size, whereas it only declines slightly with increasing company size.

Information about the Trade Fair Cost Calculator
(Contact us for futher details)

Stand space:
The average stand size in Germany is around 40m². In combination with the designation of the kind of trade fair participation, you can obtain a fast overview of the trade fair costs;

Basic costs:
The basic costs include stand rental as well as energy supplies. These and other cost factors are part of overall costs of a trade fair participation.

International investment goods fair
Regional investment goods fairs

Standard values:
By clicking on standard values you can again have the average calculated cost for your type of event displayed.

Overall costs:

Basic costs
Costs of stand construction/furnishing and design plus depreciations
Costs of stand service and communication
Costs for transport, handling and waste disposal
Personnel/Travel costs
Other costs

Procedures and time schedule

All preparations must be fixed in a correct sequence.

Note must be taken of the organizer’s closing date for registrations.

The determination of the company’s own exhibition programme is just as much a part of this as the planning of the communication and supporting programme.

Selection of exhibits

A concentration on the key products and services is necessary in order not to confuse the visitor.

The objective must be to demonstrate problem-solving competence and not all variants of the spectrum of products and services. The selected exhibits should represent an invitation to communicate.

Registration and organizational preparations

For the conduct of the trade fair participation, a wide range of services is available, from stand constructor via freight forwarders right through to interpreters.

As a rule, the organizer provides information about them.

Fair stand

The fair stand should be impressive without appearing ostentatious, be inviting without being obtrusive and seem modest without looking poor.

Through its architecture, the trade fair stand should provide a positive setting for rational and motivating information.

Stand personnel

Competent stand personnel ensures the success of a trade fair participation.

The more motivated, informed and qualified the stand personnel, the better the chances for numerous and intensive business contacts.

Public relations and communication

Through public relations and advertising, the trade fair companies create a broad resonance in the media and thus reach potential visitors. The organizer can only advertise for the fair as a whole, however. Each individual exhibitor must inform his respective target group about his stand and the range he is exhibiting in advance of the event.

Follow-up and monitoring success

As there are still numerous companies which fail to define their participation in concrete terms prior to the event, substantial potential for the optimal exploitation of a trade fair participation is left unused. Unfortunately, the monitoring of trade fair success cannot be taken for granted, although it serves the purpose of assessing the participation and the decision as to whether participation at the next event makes sense. Anyone who fails to define participation objectives cannot measure his success.

The program is managed by eNORTH © Foreign Trade • Research & Development

Top